Problèmes de communication

Vos équipes sont-elles prêtes pour la période des vacances?

Les vacances d’été reviennent mais sont souvent un casse-tête pour les entrepreneurs qui gèrent des équipes peu nombreuses.

Il faut prévoir les remplacements, trouver du personnel motivé et compétent (bienvenue, les étudiants!), former les nouveaux ou les employés qui remplaceront ceux qui partent en vacances. Cette préparation doit être rapide et efficace.
 
Avec mes clients, nous en venons inévitablement à discuter de l’efficacité de la formation par compagnonnage et de la pertinence des procédures standards. Une des préoccupations des dirigeants avant les vacances : assurer un produit ou un service de qualité, sans que le phénomène ‘’remplacement par les petits nouveaux’’ n’affectent les clients, la santé et sécurité des nouveaux en question, la productivité et la rentabilité.
 
Souvent après avoir dit le mot ‘’procédure’’ , j’observe un soupir ou une grimace (ouache, écrire ce que l’on fait?! ou ‘’ouache, lire des procédures?!) Une des raisons : les gens lisent de moins en moins et sont de moins en moins à l’aise à écrire. En contrepartie, on croit, à tort, que le fait de donner verbalement une formation est suffisant (voir la figure 1 pour vous convaincre du contraire).
 
Figure 1: Pourquoi des procédures documentées? Source OMA formation
 
Dans mes interventions, je convaincs les gens de plancher ou de terrain qu’une procédure, ça peut être pratique, facile à faire, peu coûteux, rapide et ‘’l’fun’’! Comment? Grâce à nos tablettes et téléphones intelligents!
 
Sous forme d’interview commentée, on filme avec un téléphone une opération critique réalisée par un opérateur d’expérience et hop! En moins de 5 minutes, voilà la procédure standard. Il ne reste qu’à la faire valider par un autre opérateur, le superviseur ou l’ingénieur de procédé.
 
Sur un poste de travail dédié à la formation, on peut créer un dossier ‘’procédures standards vidéo’’. On peut aussi l’envoyer par courriel interne pour qu’elle soit vue et entendue autant de fois que nécessaire.
 
La semaine dernière, à la radio de Radio-Canada, j’apprends avec joie que je ne suis pas une utopiste : Les équipes de production de Biscuits Leclerc, à St-Augustin se servent de iPad sur le plancher, non seulement pour filmer des procédures critiques, mais aussi comme ‘’livre de bord’’ pour échanger de l’information pertinente sur des problèmes et solutions vécus par les équipes des différentes factions. Ces vidéos sont ensuite mises sur la plate-forme intranet de la compagnie ce qui permet aux usines d’échanger entre elles sur les meilleures pratiques et sur comment elles ont résolu des problèmes. Innovateur n’est-ce pas?
 
On dit qu’une image vaut mille mots, imaginez une vidéo?
Bon été à tous!
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