Animation Réunion fatigante

Comment devenir un excellent animateur de réunions ?

Chronique 3 de 4 : Vous êtes sorti épuisé par votre rôle d’animateur lors de votre dernière réunion?

Vous avez pourtant lu et appliqué les trucs de la chronique 1 et de la chronique 2. Les gens en groupe sont parfois si indisciplinés! Vous avez eu toute la misère du monde à garder le sérieux dans l’équipe et à respecter l’ordre du jour dans le temps voulu. Que faire pour  améliorer la situation ?

Réunion kaizen difficile

Si vous êtes nouveau ou inexpérimenté dans le rôle d’animateur de réunion ou d’un groupe de résolution de problème, voici un tableau résumé pour vous aider à gérer des situations problématiques qui peuvent nuire au bon déroulement de vos rencontres.

Situations problématiques

Solutions possibles

1. Les gens discutent de plusieurs sujets à la fois.
  • Attirer l’attention du groupe sur ce qui se passe.
  • Vérifier s’il y a accord pour parler de tel sujet en particulier.
  • Rappeler au groupe le sujet à l’ordre du jour.
  • S’assurer que tous ont bien compris le sujet du problème à traiter.
2. Deux ou trois personnes parlent entre elles
  • Inviter ces personnes à faire profiter le groupe de leur discussion.
  • Leur demander les raisons de leur comportement.
  • Faire le silence jusqu’à ce qu’elles s’en rendent compte.
  • Faire un tour de table.
3. Le groupe est lent à démarrer
  • Rappeler et expliquer le problème à régler et pourquoi c’est important pour l’entreprise.
  • Démarrer soi-même la discussion.
  • Donner la parole à quelqu’un et lui demander ce qu’il pense du sujet.
  • Rappeler que le temps passe et qu’il y a beaucoup de pain sur la planche pour régler ce problème.
4. Manque de participation généralisée
  • Rappeler la nature et l’importance de régler ce problème.
  • Attirer l’attention du groupe sur cette situation et demander pourquoi il en est ainsi.
  • Former 2 sous-groupes et leur demander de faire rapport après quelques minutes.
  • Donner la parole à un individu ou faire un tour de table.
5. On piétine, on tourne en rond
  • Faire une synthèse; résumer ce qui a été dit depuis le début.
  • Redéfinir les objectifs qu’on voulait atteindre.
  • Examiner la procédure ou méthode de travail et voir à l’améliorer.
  • Déterminer s’il manque de l’information ou de compétence par rapport au problème à traiter.
6. Prise de décision difficile
  • Demander à chacun d’expliquer sa position, ses raisons et objectifs.
  • Établir clairement la liste des alternatives.
  • Établir la liste des critères de sélection des alternatives.
  • Évaluer chaque alternative en fonction des critères en les qualifiant si nécessaire.
7. Conflit majeur entre deux personnes ou deux clans
  • Exposer clairement les divergences.
  • Ramener le conflit au niveau des idées et non pas des personnes.
  • Demander au groupe s’il voit des compromis possibles entre les deux points de vue.
  • Faire la liste de toutes les raisons qui supportent l’une et l’autre des opinions.

Je veux avoir votre point de vue. Comment se passent les rencontres dans votre organisation ? Avez-vous d’autres trucs pour résoudre les situations difficiles ?

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À suivre dans mon prochain billet : Comment gérer les personnalités difficiles en tant qu’animateur de réunions efficaces ?

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