formulaires mobiles

Dématérialisation des formulaires pour des audits internes de qualité

Le déclencheur : un pad à clip et des formulaires papier

Une grande chaîne de pizzeria avait une équipe d’auditeurs internes qui visitaient les restaurants franchisés plusieurs fois par an en utilisant une tablette à clip, un formulaire papier et un stylo pour réaliser des audits. L’entreprise s’est convertie aux formulaires mobiles intelligents  pour simplifier cette activité auprès des auditeurs et pour améliorer le contenu des rapports d’audits internes. Le directeur des opérations témoigne des effets de l’ancienne façon de faire:

L’un des problèmes avec les audits papier, c’est qu’un rapport écrit des observations et non-conformités était envoyé par courriel aux personnes responsables. Le lendemain, le directeur de la franchise m’appelait pour me dire : Hé ! ce n’était pas sale ! C’était la parole du directeur du restaurant contre celle de l’auditeur.

La dématérialisation des formulaires

Au départ, les formulaires d’audit ont été transformés en => formulaires mobiles intelligents. L’auditeur utilise la dictée vocale pour ses observations et intègre facilement des photos à son formulaire mobile s’il détecte des éléments non conformes ou des pistes d’amélioration. Le rapport final d’audit intègre automatiquement chacune des photos illustrant les points forts, les éléments non conformes ou à améliorer. Les rapports sont clairs et concis et expédiés par courriel en fichiers PDF ou Excel. Les directeurs peuvent également se servir du formulaire mobile pour réaliser leurs propres audits internes.

L’équipe a été tellement impressionnée par la facilité d’utilisation et par l’amélioration de la productivité reliée à l’utilisation de formulaires mobiles qu’elle a décidé de poursuivre son projet de dématérialisation des formulaires.  Les gestionnaires responsables du projet à l’interne construisent aisément leurs propres formulaires sur la plateforme. La directrice qualité estime que son équipe a construit 7-8 formulaires en quelques mois.

Simplifier la vie des gestionnaires

dématérialiser les formulairesLes superviseurs sont tenus de remplir trois formulaires spécifiques sur une base mensuelle et quatre à cinq formulaires supplémentaires sur une base hebdomadaire. Tous ces formulaires papier aboutissaient sur le bureau du directeur du restaurant et sur celui du directeur des opérations. Ces formulaires remplis et livrés dans les délais demandés étaient liés à des primes pour les employés. Le remplissage des formulaires papier demandait beaucoup de temps. Les formulaires étaient remplis plus ou moins bien et finissaient par former de grosses piles de données papier à compiler et à gérer par les directeurs.

L’entreprise a donc décidé de dématérialiser tous les formulaires des superviseurs en formulaires mobiles intelligents. Depuis la mise en œuvre des formulaires mobiles, les superviseurs ne se contentent pas juste de soumettre régulièrement leurs formulaires pour la prime.  Ils fournissent souvent plus d’information, de meilleure qualité, grâce à l’ajout de photos et de croquis. Maintenant, les superviseurs peuvent faire un audit à tout moment parce que c’est facile à faire avec les formulaires mobiles toujours disponibles sur leur appareil mobile. Les actions correctives ou d’amélioration sont également faciles à documenter sur les formulaires mobiles.

Les formulaires dûment remplis sont envoyés directement par courriel aux directeurs de restaurants et des opérations en format Excel ou PDF. Le directeur du restaurant peut analyser les fichiers reçus ou consulter les données directement sur la plateforme. Le directeur des opérations reçoit aussi les rapports audits et peut les réviser et les analyser aisément. Les ”scores” des audits peuvent être récupérés et comparés en quelques secondes.

La pile de papier a disparu des bureaux des gestionnaires. Ils ont plus de temps analyser leurs données opérationnelles, voir venir les tendances, et mettre en œuvre des actions correctives ou préventives avec leurs équipes.

Vive la dématérialisation des formulaires ! 

La chaine de restaurant œuvre dans un secteur très compétitif et très sensible à la conformité de la salubrité. Les gestionnaires doivent tirer parti de tous les moyens possibles pour garder les restaurants au sommet des standards de l’industrie alimentaire. Le directeur des opérations conclut:

Nous livrons des pizzas, C’est assez simple. C’est un monde difficile à l’heure actuelle.  Nous avons un bilan d’augmentation des ventes de plus de 3 % par an. Nous devons trouver les meilleurs outils numériques pour nous aider à gagner ou à conserver notre avantage. Les formulaires mobiles  nous aident à rester les meilleurs.

Demandez votre démo et votre essai gratuit de 30 jours =>ICI

Téléchargez votre copie du ebook ici => Solution innovantes pour équipes performantes

N’hésitez pas à partager ce billet sur vos médias sociaux et/ou directement aux gestionnaires de votre équipe qui pourraient être intéressés. Merci de m’avoir lue !

Sylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

0 réponses

Laisser un commentaire

Participez-vous à la discussion?
N'hésitez pas à contribuer!

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.