Amélioration continue ou mourir

Comment faire un plan d’action inefficace et manquer vos objectifs 2014 ?

Top 10 des choses à faire pour ne pas atteindre vos objectifs

 Bonne et heureuse année 2014 à vous tous!
 
Je vous souhaite la santé, le bonheur, la ténacité et la rigueur pour réaliser vos objectifs personnels et d’entreprise. 
 
Durant les fêtes, avez-vous fait découvrir aux enfants et ados de votre famille élargie les jeux de table avec dés et des pitons? Ah! Nostalgie du bon vieux temps où on jouait entre 4 personnes ‘’live’’ à des jeux fonctionnant sans électricité et sans wifi…
 
Pour ma part, j’ai joué avec ma nièce au jeu des serpents et des échelles (ouf! Assez plate comme jeu!). Après un ‘’6’’ au dé qui me permit de gravir une échelle de plusieurs étages, je repensais à mes objectifs d’entreprise 2014 et je me disais que je devrais bien me préparer un plan d’action un peu plus détaillé pour atteindre mes dits objectifs (en visant les échelles, pas les serpents!).
 
Et je me suis souvenue aussi des plans d’action ambitieux (et changeants) que nous préparions en début d’année quand je travaillais en entreprise. Voici donc, avec une touche d’humour, basée sur mon expérience et sur mes lectures de vacances, le top 10 des choses à faire si vous voulez établir un solide plan d’action inefficace pour ne pas atteindre vos objectifs d’entreprise en 2014.
 
1. Le but ou l’objectif de votre plan d’action est nébuleux ou confus. 
Votre plan d’action doit fixer un but ou un objectif clair pour toutes les personnes impliquées en décrivant précisément ce que les actions énoncées visent à faire. Un objectif clair et communiqué est nécessaire pour orienter et valider la pertinence des actions du plan.
 
2. L’action énoncée est un vœu pieux.
Souvent, l’action spécifiée ne décrit pas de manière concise et ciblée ce qui doit être fait exactement. Une action doit préciser : quoi, qui, quand et comment (ce qu’il faut faire clairement, qui le fera et quand cette action doit être faite?).
 
3. Les dates ciblées pour atteindre l’objectif sont irréalistes et ne tiennent pas compte des contraintes de ressources humaines, financières ou autres.
Les dates ont été établies par le patron (vous?) ou par une personne en autorité par rapport à ceux qui devront exécuter la tâche. L’impossibilité d’atteindre ces dates devient évidente lorsqu’elles sont reportées à répétition. Il devient donc primordial d’impliquer votre équipe au processus du plan d’action pour définir des dates ambitieuses mais réalisables.
 
4. Peu ou pas de suivi. 
Après avoir préparé et diffusé le plan d’action à ceux qui seront chargés de faire le travail, il n’y a pas de suivi, pas de notion de «compte à rendre», jusqu’à ce qu’une rencontre ait lieu habituellement plusieurs mois après la diffusion du plan d’action.
 
5. Les  rencontres deviennent des séances de résolution de problèmes. 
L’absence de suivi entre les réunions prévues à l’agenda fait en sorte qu’elles deviennent des forums de discussions, d’enquête et d’analyse de ce qui aurait dû avoir lieu avant la réunion.
 
6. Les blâmes. 
Un problème fréquent des plans d’action est l’attribution d’une tâche à plusieurs personnes. Le fait d’assigner des actions à un groupe de personne amène souvent des conflits, des blâmes, de la confusion et diminue considérablement l’imputabilité. Une seule personne devrait être responsable de réaliser une action du plan. Pour ce faire, on peut fractionner d’avantage l’action principale en petites actions. Il devient ainsi plus facile de les attribuer et d’en assurer le suivi.
 
7. Des actions « en continu » ou « en cours ».
Une action avec comme échéance « en continu » est une indication claire que cette action ne vise pas vraiment le problème à résoudre. L’action fait plutôt partie d’un processus d’opération normal, lequel de toute évidence n’est pas bien exécuté ou l’est de manière non systématique.
 
8. La personne responsable est « à déterminer ».
Une action dont la personne responsable est « à déterminer » est un symptôme quand personne ne veut ou ne peut s’engager ou assumer la responsabilité de l’action. Cela indique souvent des ressources insuffisantes dans votre entreprise.
 
9. « Je ne savais pas qu’on m’avait assigné cette tâche. »
J’entends souvent cette phrase quand une action est assignée à une personne qui n’était pas présente au moment de l’élaboration du plan d’action ou qui n’a pas remarqué qu’on lui avait attribué cette tâche quand elle a reçu le plan d’action. La communication des objectifs et du plan d’action prend ici toute son importance.
 
10. Pourquoi nous avions mis cette action déjà? 
Donc, on la supprime, n’est-ce pas? Bien que cela semble étrange, j’ai connu cette situation à plus d’une reprise lors de réunions de suivi. Une action mal énoncée et un manque d’intérêt de la personne responsable de son exécution pourraient être à l’origine de l’oubli général de sa raison d’être. La solution est donc de la retirer du plan d’action. Lorsque cela se produit, cela m’indique clairement que le processus servant à définir et à élaborer les plans d’action pour atteindre les objectifs est inefficace.
J’espère que ce petit billet vous aidera à préparer de bons plans d’action stratégiques efficaces pour propulser votre entreprise sur les échelles de la réussite (tenez vous loin des 10 serpents)!
Bon début d’année!
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