Comment animer des rencontres efficaces ?

Exceller comme animateur de réunion ?

Nouvelle série de billets pour devenir un excellent animateur-leader de rencontre efficace.

Vous êtes gestionnaire, superviseur ou chargé de projet ? Loin de moi l’idée que vous deveniez M. Marteau (bien que j’ai déjà vécu des rencontres animées par M. Marteau qui croit que c’est la manière d’animer efficacement une rencontre).

Comme leader de votre groupe, vous devez animer des rencontres d’équipes (réunion pour informer votre équipe sur un problème, pour valider une nouvelle procédure, rencontre de début de quart, etc.). Pour plusieurs d’entre-vous, réunions = pertes de temps. Je suis souvent d’accord avec vous.

J’ai travaillé au sein de quelques organisations où la Réunionite aiguë sévissait: trop de rencontres sans objectif clair, sans les bonnes personnes réunies autour de la table, sans réelle participation, plus ou moins préparées, retard chronique des débuts de rencontres  inefficaces et assommantes. Amusez-vous à faire le calcul du coût à l’heure de ces rencontres en faisant la somme des salaires assis autour de la table. Additionnez en plus le coût des machines à l’arrêt (si la rencontre occasionne des arrêts de production). Assez effarant en perte de temps et d’$$$ ! 

  1. Se préparer avant la rencontre !

 Réfléchissez et posez-vous les questions suivantes:

a) Pourquoi faire une rencontre ?  Est-ce vraiment nécessaire ? Quel est l’objectif que vous voulez atteindre ? Avez-vous pensé à une autre méthode de communication ? Un courriel? Un mémo ? Un mot sur l’intranet de l’entreprise ?

b) Quels supports de présentation utiliserez- vous ? Projection à l’écran? Tableau ? Distribution de documents papier ? Explications mimées ? (Ne souriez pas. Moi-même je mime très bien des explications). Sachez que les gens ne retiennent que 20% de l’information transmise verbalement (relire mon billet sur le sujet en cliquant ici).

c) Quelle sera la durée de la rencontre ? 5 minutes? 60 minutes ? Sachez que l’attention des gens baisse après 20 minutes. Le secret est donc d’arriver préparé, être bref et ”focussé” sur l’objectif de la rencontre.

d) Quel est votre ordre du jour ? En avez-vous un ? Combien de minutes prévues par point ? Est-ce que vous avez trop de points pour la durée définie ? Avez-vous prévu une période de questions ou d’échange ? Avez-vous envoyé l’ordre du jour aux participants ?

e) Rencontre debout ou assis ? Les rencontres longues sont bien souvent assises avec un animateur debout. Pour des rencontres de moins de 15 minutes, essayez les rencontres debout. Elles sont généralement dynamiques et courtes, mais doivent aussi être bien préparées !

2. Les types de rencontres

Quel type de rencontre voulez-vous faire pour atteindre votre objectif ?

Voici 4 types de rencontres différentes que vous pouvez adapter selon la situation et les circonstances.

a) Rencontre d’information : Voulez-vous informer votre équipe sur une nouvelle politique ou un changement de procédure ? Prévoyez une période de questions. Si vos équipiers ne posent aucune question, prévoyez des questions pour valider leur compréhension.

Rencontre d'information efficace

b) Rencontre de discussion : Vous voulez qu’à la fin de cette rencontre, votre équipe ait développé sa compréhension approfondie sur un sujet, une situation ou un problème.

rencontre de discussion efficace blogue de Sylvie Rioux

c) Rencontre de consultation : Vous voulez recueillir l’idée, l’opinion des membres du groupe sur une situation et en tester l’accord.

Rencontre de consultation efficace

d) Réunion de décision : Vous voulez, qu’à la fin de la rencontre, avoir pris la meilleure décision possible face à une situation donnée. Vous voulez obtenir l’adhésion et l’engagement de l’équipe.

Rencontre efficace sur blogue de Sylvie Rioux AméliorAction

Je veux avoir votre point de vue! Comment se passent les rencontres dans votre organisation ? Avez-vous attrapé la Réunionite aiguë ?

Animateur de rencontre efficace

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À suivre dans mon prochain billet :

Quel est votre rôle en tant qu’animateur et les règles du jeu à suivre selon le type de rencontre?

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