avoir du fun à réaliser audit

Comment avoir plus de fun en réalisant des audits ?

Réaliser un audit avec un formulaire papier

Quand j’étais une jeune ingénieure qualité, c’était souvent à mon tour de réaliser l’audit SSEQ/PBO (santé-sécurité environnement et qualité, propreté bon ordre) de mon secteur. Je devais préparer tout mon attirail : crayons, calepin de notes, appareil photo, piles de secours (je suis abonnée à Murphy, j’assume !), formulaires d’audit et tablette à pince et plus de mes EPIS (casque de sécurité, lunettes, bouchons, veste haute visibilité, bottes, etc).

Avec mon passé d’ingénieure forestière de terrain, je pensais même à apporter un sac de plastique pour mettre à l’abri mes précieux documents ou les garder dans un état acceptable. Je traînais aussi un petit sac à dos, car je devais souvent monter et descendre des échelles. Je voulais garder mes mains libres afin de le faire de façon sécuritaire. Souvent, une partie des audits se déroulaient à l’extérieur, autour de l’usine, ce qui implique, au Québec, de composer avec les pronostics météo incertains, n’est-ce pas ?

audit sous la pluieMon meilleur ami Murphy était, comme à son habitude au rendez-vous : la journée de l’audit, il tombait soit une fine pluie verglaçante, une averse d’orage où sévissaient des bourrasques m’obligeant à courir pour récupérer mes super documents. Par expérience, j’apportais toujours un crayon de plomb (et un taille-crayon pour Murphy) car, il faut pouvoir écrire sur du papier humide. Trop souvent, mon formulaire devenait rapidement détrempé par l’eau ou par la vapeur dans l’usine. Le plus souvent, je devais terminer de prendre mes notes sur un petit calepin de poche et je prenais un maximum de photos pour me souvenir de tout.

Ce n’était vraiment pas super FUN !

À la fin de la journée, je devais taper mon rapport d’audit moi-même en déchiffrant mes notes humides et éparses. Je devais aussi transférer les photos sur mon ordinateur puis copier/coller les plus pertinentes dans mon rapport. J’ajoutais des notes sur les photos et enfin, je compilais les statistiques de mes résultats d’audit dans notre système de base de données pour les indicateurs de performance suivis par notre comité SSEQ. Ensuite, je tentais de rejoindre mon patron pour qu’il révise et signe mon rapport.

Ouf ! Ce type d’audit me grugeait toute mon énergie et presque toute ma journée de travail. En plus, avec les nombreuses activités à moindre valeur ajoutée (comme « repitonner » des données, courir après des signatures, déchiffrer mes papiers mouillés etc.), j’avais souvent l’impression de ne pas être aussi efficace que je l’aurais souhaité. Le lendemain, je devais entrer au travail plutôt pour rattraper mon retard sur le travail courant.

Mon rêve d’audit devenu réalité !

Puis, le jour est arrivé où j’ai réalisé mon premier audit SSEQ/PBO, en ayant du FUN, et avec un seul outil en poche :  mon téléphone intelligent !

Oui, oui, vous avez bien lu ! J’ai réalisé un audit au moyen de mon téléphone intelligent Android !

J’ai rempli le formulaire d’audit avec l’application de formulaire mobile, doforms. Voici les fonctionnalités qui ont vraiment simplifié ma vie:

  • Dictée au micro de mon téléphone, les questions d’audit, mes observations, non conformités et commentaires d’amélioration.
  • Intégration des photos dans mon formulaire, au fur et à mesure de mon audit.
  • Tracé des esquisses sur les photos pour identifier clairement les points d’amélioration ou les non conformités.
  • Signature du rapport directement sur mon téléphone.
  • Envoi par courriel du rapport d’audit en PDF au propriétaire du processus via l’application mobile.
  • Le propriétaire de processus a pris connaissance de mon rapport d’audit sur sa tablette.
  • Il a signé à son tour la copie virtuelle.
  • Le rapport PDF était ensuite facile à classer dans nos filières électroniques.

La cerise sur mon Sundae d’audit !

Croyez le ou non mais je n’ai plus besoin de “repitonner” mes résultats d’audit du papier à Word. Les données du formulaire mobile sont envoyées directement dans notre base de données ! N’est-ce pas fantastique ? J’ai enfin avoir du temps pour faire de l’analyse et pour travailler à la réalisation des actions correctives et préventives.

Vous aussi vous aimeriez dire adieu aux formulaires papiers ? Rien de plus simple ! Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il existe une solution adaptée et personnalisable pour vous. Nous vous accompagnons dans ce changement. Nous offrons le service et la formation pour vous rendre autonome avec l’utilisation des formulaires mobiles.

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Sylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

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