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La logistique est le moteur de votre entreprise ! Pourquoi y mettre du sucre ?

Pourquoi passer des formulaires papier aux formulaires mobiles en logistique ? (chronique 4 de 5)

Le succès de votre département de logistique passe par le traitement rapide, précis et continu des commandes et du service d’expédition. L’acheminement de marchandises des fournisseurs aux clients comporte généralement de nombreux processus complexes : transport de départ et d’arrivée, inspection et entretien de la flotte, entreposage, manutention, traitement des commandes, inventaire, planification de l’approvisionnement et de la demande, etc.

Dans ma pratique en amélioration des processus de gestion, je travaille souvent avec les équipes de logistique et d’expédition. Je suis toujours étonnée de constater le nombre astronomique de documents papier qui sont encore utilisés et qui doivent être déchiffrés et saisis par un commis dans un système informatique à la fine pointe de la technologie.

C’est ce que j’appelle mettre du ‘’sucre’’ dans le moteur !

Les informations des nombreux formulaires papier doivent être récupérées, déchiffrées et resaisies dans vos systèmes. Ne peut-on pas faire mieux en 2016 ?

Pourquoi utiliser encore les formulaires papier en logistique ?

Jusqu’à aujourd’hui, les dispendieux papiers carbone et formulaires préimprimés étaient la norme. Ces formulaires permettent de faire cheminer les marchandises à travers les différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement. Pour les opérations logistiques des fournisseurs et des clients, ces documents offrent de l’information plus ou moins de qualité, plus ou moins en temps réel sur les inspections, le service à la clientèle et le traitement des commandes. En plus, les délais de traitement et de saisie de l’information ajoutent des délais à la facturation, et nuisent au ‘’cash flow’’ de votre organisation.

Étude de cas : Le processus d’inspection et d’entretien des camions

Inspection formulaire papier

Une entreprise ayant une flotte de 75 camions a récemment décidé d’innover et de se convertir graduellement aux formulaires mobiles, utilisables sur les téléphones de leurs chauffeurs.

Les gestionnaires ont appliqué l’approche des petits pas en amélioration continue. Ils ont transformé un seul formulaire d’inspection papier en formulaire mobile puis ils ont formé leurs chauffeurs pour qu’ils utilisent ce formulaire mobile pour l’inspection quotidienne obligatoire de leur camion.

Auparavant, les formulaires papier étaient acheminés 1 à 3 fois par semaine au bureau administratif. Le processus de déchiffrage des informations (certains camionneurs auraient pu faire médecine avec leur écriture illisible !), de compilation et de planification de l’entretien des camions était très fastidieux et plus ou moins de qualité pour l’équipe d’entretien.

Avec les nouveaux formulaires mobiles, les rapports d’inspection des chauffeurs sont envoyés directement dans la boite de courriel des personnes responsables, immédiatement après chaque inspection. Les rapports comprennent des photos et des esquisses qui peuvent être fort utiles pour illustrer un problème.

Les fonctionnalités que les chauffeurs ont le plus appréciées ?

Le dictaphone et les photos annotées avec esquisse !

Nous le savons tous, certains chauffeurs ne sont pas des ‘’écriveux’’ comme on dit au Québec. On pourrait croire qu’il y a eu une certaine réticence au changement avec l’arrivée des formulaires mobiles d’inspection des véhicules. Pourtant, une fois la formation terminée, la majorité des employés ont adopté rapidement cette innovation surtout quand ils ont découvert la fonction dictaphone de leur téléphone intelligent pour préciser un problème sans avoir à taper un seul mot ! De plus, ils ont beaucoup apprécié la facilité avec laquelle on peut ajouter une photo annotée d’une esquisse tracée avec un doigt.

Pour les employés, c’est une merveille de la technologie qui va enfin leur simplifier la vie !

Dans la vidéo ci-dessous (durée de 3 minutes), vous pourrez voir un formulaire simple que nous avons fait (formulaire d’analyse sécuritaire de tâche d’un client). Vous verrez qu’il est simple à compléter et qu’on peut y ajouter une photo avec esquisse simplement avec un doigt !

Les employés d’entretien sont eux-aussi très heureux de l’arrivée des formulaires mobiles d’inspection directement dans leur boite de courriels. Au moment d’écrire ces lignes, ils étaient en démarche pour intégrer directement l’information des formulaires dans le système informatique d’entretien de l’entreprise.

Un seul formulaire mobile a transformé le processus d’entretien de la flotte de véhicules de cette entreprise !

L’utilisation d’un formulaire mobile pour l’inspection quotidienne a permis de :

  • Améliorer et simplifier le processus de suivi et d’entretien des véhicules;
  • Améliorer la productivité des employés et le moral des troupes à l’entretien;
  • Améliorer globalement l’entretien préventif des camions;
  • Réduire les coûts liés aux bris imprévus en urgence;
  • Réduire les coûts liés au traitement des documents et à l’utilisation du papier;
  • Réduire des délais entre la détection d’un problème sur un camion et la réparation;

Dans notre prochain article, nous aborderons une autre étude de cas : les inventaires en temps réels.

Vous souhaitez en apprendre plus sur les formulaires mobiles ?

Nous présenterons en mars un webinaire dinformation pour illustrer concrètement les nombreuses possibilités des formulaires mobiles pour la logistique et le transport.

Si vous souhaitez y assister, je vous invite à vous inscrire en suivant le lien ci-dessous. Nous vous aviserons par courriel 10 jours à l’avance de la tenue du webinaire. Il sera d’une durée d’environ 40 minutes avec une période de questions de 15 minutes.

Oui, je veux m’inscrire au webinaire gratuit d’information sur les formulaires mobiles !  

N’hésitez pas à partager mon billet sur vos médias sociaux ou directement par courriel aux gestionnaires de votre équipe à qui ça pourrait intéresser !

Au plaisir d’échanger avec vous sur le sujet !

Sylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

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