Rat grugeant les documents

Pourquoi passer du papier aux formulaires mobiles ?

Connaissez-vous VOS coûts de gestion des documents papier ?

Chronique 2 de 5

Dans notre premier article, nous avons discuté de la disponibilité accrue des applications mobiles pour les gestionnaires (lire l’article précédent en cliquant ici !). Nous analyserons cette fois les coûts reliés à la gestion des documents et plus précisément, ceux associés à vos formulaires papier.

Selon certaines sources, un seul gestionnaire d’entreprise traiterait environ 10 000 documents papier par année. Pour les  visuels parmi vous, à supposer qu’un document = 1 feuille de papier, vous traitez donc 2 caisses de papier par an.

10 000 documents par an10 000 documents par an

 

Sceptique ?

Demandez à votre acheteur combien de caisses de papier il achète par an.

Vous serez étonné !

 

1. Gestion des formulaires papier – Étude de cas

Supposons que vous demandez à vos superviseurs de compléter un formulaire papier pour documenter un accident/incident en santé&sécurité ou pour le suivi de la qualité et la production. Ce formulaire suit généralement le chemin ci-dessous en passant entre les mains de différentes personnes:

Processus long d'un formulaire

Estimons que le document, ici un formulaire, nécessite 20 minutes-personne totale pour compléter le processus ci-haut décrit: de l’impression, jusqu’à ce qu’il soit complété puis que les informations soient compilées dans une base de données, jusqu’à son classement (sans compter les temps d’attente parfois assez long pour les approbations !).

Par exemple :

 10 000 documents x 20 min./60min/h = 3333 heures-personnes totales x 18$/h (salaire horaire moyen d’un employé de PME au Québec) =  59 000$/année pour gérer de la paperasse ?

Ne peut-on pas faire mieux en 2016 ? 

En plus,  l’information papier est souvent incomplète, erronée ou illisible. On augmente alors le temps de traitement et les coûts. Finalement, réfléchissez bien en observant les étapes ci-dessus. Lesquelles de ces activités sont réellement à valeur ajoutée pour vos clients ou pour votre organisation ? Pas très LEAN comme processus n’est-ce pas ?

2. Coûts reliés à la recherche d’un document papier

J’observe souvent dans les entreprises qu’il n’y a pas de méthode standard ni de personne responsable du classement des documents papier importants.

Temps requis pour trouver documentJe vous invite à faire le test suivant avec votre équipe.

Saisissez votre téléphone intelligent et ouvrez votre application mobile Chronomètre.  Demandez à un collègue ou à votre adjoint(e) de retrouver le document papier ‘’X’’ important, datant de 2014. Chronométrez le temps total requis pour trouver ledit document.

Top chrono ! Quel est votre temps ? Vous vous y êtes mis à combien de personnes pour le trouver ?

De récentes études rapportent qu’il faut en moyenne 18 minutes pour trouver un document papier dans une entreprise.

Si vous cherchez 10% des documents (sur les 10 000 que vous traitez par an), vous, votre adjoint(e) et vos collègues perdez 300 heures par année ou 37,5 jours de travail à chercher des documents papier!

Chercher des documents : 300h x 24$/h = $7 200 

3. Coûts de perte totale des documents papier

Si vous n’avez pas de méthode standard de classement des documents, qu’en est-il d’un mode et d’une durée de conservation déterminés ?

documents papier qui brûlent

Rat grugeant les documentsQue se passerait-il si un incendie majeur survenait ? Ou un refoulement d’égout au sous-sol ? Bien souvent, les documents papier sont conservés dans un classeur ou dans une salle qui ne résisterait ni à un incendie, ni à un dégât d’eau. Dans ma pratique, je vois souvent des documents critiques conservés au sous-sol ou dans un bâtiment inutilisé. Les documents absorbent l’humidité, deviennent illisibles ou finissent même grugés par des rongeurs !

Les rongeurs adorent faire leurs nids dans votre paperasse !

Si un incendie majeur survenait, une majorité des organisations seraient en péril en perdant tous leurs documents papier (contrats, plans, dossiers employés, etc.). Bien souvent, les entreprises n’ont pas de ‘’back up’’ électroniques de ces documents essentiels ni de chambre forte qui les mettrait à l’abri.

Conclusion

Les coûts de gestion des documents papiers sont souvent méconnus des gestionnaires. En faisant la somme des coûts de gestion, de recherche des documents et de leur conservation ont se rend compte rapidement que les nouvelles solutions mobiles proposées sur le marché sont vraiment avantageuses.

Vous trouverez ci-dessous, un tableau (en pdf à télécharger) qui démontre le retour sur l’investissement (ROI) d’une entreprise ayant décidé de passer des formulaires papier aux formulaires mobiles.

Je vous invite à vous en inspirer pour faire vos propres calculs et pour éveiller l’intérêt de votre contrôleur financier et de votre patron !

Cliquez ici pour télécharger l’étude de cas (ROI) d’une entreprise ayant décidé de passer aux formulaires mobiles !

Dans notre prochaine chronique: 

Nous vous présenterons les outils mobiles accessibles aux entreprises qui veulent réduire leurs coûts de gestion reliés aux formulaires papier. Vous verrez que les applications mobiles permettent de simplifier et de standardiser la collecte d’informations en plus de les rendre disponibles pratiquement en temps réel, avec nul besoin que quelqu’un les compile dans vos bases de données. Il est même possible d’ajouter des anti-erreurs pour s’assurer de la qualité des informations collectées par vos employés !

N’hésitez pas à partager mon billet sur vos médias sociaux ou directement par courriel aux gestionnaires de votre entourage à qui ça pourrait intéresser !

Au plaisir d’échanger avec vous sur le sujet !

Sylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

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