Étude de cas: les formulaires mobiles pour des audits internes de qualité

Le déclencheur : les audits internes chez les restaurants franchisés

Little Caesar’s Enterprises, division de Magnum Foods, basée à Détroit, Michigan, est la troisième plus grande chaîne de pizzas aux États-Unis. Ses auditeurs internes visitaient ses restaurants franchisés plusieurs fois par an en utilisant une tablette à clip, un formulaire papier et un stylo pour réaliser des audits de ses restaurants franchisés. L’entreprise s’est convertie aux formulaires mobiles intelligents doForms pour faciliter cette activité auprès des auditeurs et pour améliorer le contenu des rapports d’audit internes.

“L’un des problèmes que j’ai vécus avec les audits, c’est qu’un rapport écrit des observations et non-conformités était envoyé par courriel aux personnes responsables. Le lendemain, le directeur de la franchise m’appelait pour me dire : ” Hé, ce n’était pas sale ! “, dit Colin Gilmartin, directeur des opérations de Magnum Foods. “C’était la parole du directeur du restaurant contre celle de l’auditeur.”

Au départ, les formulaires d’audit ont été transformés en formulaires mobiles avec la plateforme doForms. L’auditeur peut maintenant intégrer facilement des photos à son formulaire mobile s’il détecte des éléments non conformes ou des pistes d’amélioration. Le rapport final d’audit intègre automatiquement chacune des photos illustrant les points non conformes ou à améliorer. Les rapports sont clairs et concis. Les directeurs peuvent également se servir du formulaire mobile pour réaliser leurs propres audits internes.

L’équipe de Magnum Foods a été tellement impressionnée par la facilité d’utilisation et par l’amélioration de la productivité reliée à l’utilisation de formulaires mobiles doForms qu’elle a décidé de poursuivre son projet dématérialisation des formulaires.  Les gestionnaires responsables du projet à l’interne construisent aisément leurs propres formulaires sur la plateforme doForms. Gilmartin estime que son équipe a construit 7-8 formulaires en quelques mois, et en a mis à jour et modifié plusieurs autres.

Simplifier la vie des superviseurs et des directeurs de restaurant

Les superviseurs des restaurants chez Magnum Foods sont tenus de remplir trois formulaires spécifiques sur une base mensuelle et quatre à cinq formulaires supplémentaires sur une base hebdomadaire. Tous ces formulaires papier aboutissaient sur le bureau du directeur du restaurant et sur celui du directeur des opérations. Ces formulaires remplis et livrés dans les délais demandés étaient liés à des primes pour les employés. Le remplissage des formulaires papier demandait beaucoup de temps, les formulaires étaient remplis plus ou moins bien et finissaient par former de grosses piles de données papier à compiler et à gérer par les directeurs.

L’entreprise a donc décidé d’améliorer et de transformer tous les formulaires des superviseurs en formulaires mobiles intelligents. Depuis la mise en œuvre des formulaires mobiles, les superviseurs ne se contentent pas juste de soumettre régulièrement leurs formulaires pour la prime.  Ils fournissent souvent plus d’information, de meilleure qualité, grâce à l’ajout de photos et de croquis. Maintenant, les superviseurs peuvent faire un audit à tout moment parce que c’est facile à faire avec les formulaires mobiles qui sont toujours disponibles sur leur appareil mobile. Les actions correctives ou d’amélioration sont également facile à documenter sur les formulaires mobiles.

Les formulaires dûment remplis sont envoyés directement par courriel aux directeurs de restaurants et des opérations en format Excel ou PDF. Le directeur du restaurant peut analyser les fichiers reçus ou consulter les données directement sur la plateforme. Le directeur des opérations reçoit aussi les rapports audits et peut les réviser et les analyser aisément. Les ”scores” des audits peuvent être récupérés et comparés en quelques secondes.

La pile de papier a disparu des bureaux des gestionnaires. Ils ont plus de temps analyser leurs données opérationnelles, voir venir les tendances, et mettre en oeuvre des actions correctives ou préventives avec leurs équipes.

L’avenir est fantastique avec les bons outils numériques !

Magnum Foods oeuvre dans un secteur très compétitif et très sensible à la conformité de la salubrité. Les gestionnaires doivent tirer parti de tous les moyens possibles pour garder ses restaurants au sommet des standards de l’industrie alimentaire. M. Gilmartin conclut:

“Nous vendons des pizzas, C’est assez simple. C’est un monde difficile, mais à l’heure actuelle, nous avons un bilan de 15 ans d’augmentation des ventes de plus de 3 % par an. Nous devions trouver les meilleurs outils numériques pour nous aider à gagner ou à conserver notre avantage. Les formulaires mobiles doForms nous aident à rester au sommet.”

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