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L’entreprise mobile – 5 avantages majeurs pour les manufacturiers

L’usine nouvelle 4.0 est mobile !  (chronique 1 de 2)

Depuis que nous avons commencé à les solutions mobiles innovantes pour équipes performantes chez nos clients, nous réalisons à quel point les avantages sont nombreux pour les manufacturiers, mais aussi pour toutes les entreprises qui doivent gérer chaque jour des centaines de données recueillies de formulaires papier. Voici un premier TOP 5 sur 10 avantages majeurs.

  1. Collecte d’information de qualité, rapide et plus visuelle

Lors de tournée d’inspection ou lors d’audit, vous remplissez un formulaire papier et vous devez souvent prendre des photos pour illustrer un problème (une image vaut mille mots !). Arrivé à votre bureau, vous commencez la rédaction de votre rapport puis vous transférez vos photos sur votre ordinateur pour les inclure à votre document Word. Puis, vous ajoutez un croquis sur la photo pour préciser l’information à transmettre.  Cela demande du temps et certaines habiletés avec vos outils informatiques.

Avec une application de formulaire mobile, vous utilisez simplement votre téléphone intelligent et votre index ou un stylet pour :

  • Noter les éléments conformes, à améliorer et les éléments non conformes;
  • Prendre des photos, tracer des esquisses directement sur les photos;
  • Signer/dater le formulaire;
  • Si le bruit ambiant est raisonnable, vous pouvez même dicter vos commentaires avec la fonction micro de votre téléphone (ce qui m’aide aussi à réduire mes fautes d’orthographe ;0)
  • Votre formulaire mobile génère un rapport en PDF que vous pouvez envoyer par courriel à votre patron ou à vos collègues;
  • Enfin, un programme connecté à l’application s’occupe d’intégrer vos données à vos différentes bases de données informatiques ! Nul besoin de saisir les données 2 ou 3 fois dans les différentes BD pour vos statistiques. 

Je vous invite à regarder la courte vidéo ci-dessous (durée de 3 min) pour voir un exemple de formulaire complété en “live” :


 

  1. Conformité des enregistrements (pour ISO 9001, 14 001, HACCP, etc.)

jeune auditeur formulaire papierIl est parfois difficile d’assurer la conformité des informations recueillies avec les formulaires papier. Il manque souvent une signature, un champ a été oublié ou l’information manuscrite n’est pas claire ou carrément illisible. Avec l’aide de Murphy, le chef auditeur ou l’inspecteur trouve toujours les formulaires non-conformes, n’est-ce pas ? Vous déléguez à de nouveaux employés un audit ou une inspection. Ils sont peu familiers avec les éléments d’une norme ou d’une procédure. Ils doivent lire la procédure et l’apporter sur le terrain pour s’y référer au besoin. Comment faire pour s’assurer que tous les points normés ont été bien compris et suivis par vos employés ?

Au lieu d’envoyer vos employés sur le terrain avec un livre de spécifications, des normes ou une pile de procédures à suivre, vous pouvez leur fournir des formulaires mobiles avec des hyperliens vers votre intranet, des vidéos, des schémas ou des photos pour les guider pas à pas dans leurs tâches. Vos employés peuvent les consulter facilement au besoin ou de façon obligatoire. De plus, il est possible de configurer les formulaires mobiles avec des anti-erreurs (ou poka yoke) de sorte qu’ils ne peuvent vous être envoyés tant qu’ils ne sont pas complétés selon vos standards et spécifications. Par exemple, on peut exiger une photo et un commentaire lorsqu’un élément est identifié non conforme dans les choix d’une liste déroulante.

  1. Meilleure planification des tâches d’inspection et d’audit (Dispatch)

 L’attribution des tâches de vos équipes de plancher ou de terrain se fait souvent lors d’une réunion au début ou à la fin du quart de travail. Chacun de vos employés repart avec sa pile de formulaires papier à compléter et sa route de travail à effectuer.

Avec la plate-forme de gestion des formulaires mobiles, vous pouvez planifier le « dispatch » du travail et les formulaires à compléter. Vos employés reçoivent leurs tâches de la journée ou de la semaine directement sur leur application mobile, sur leur téléphone intelligent. Ils sont plus autonomes et peuvent vous soumettre directement par courriel les formulaires mobiles complétés pour suivis et signature d’approbation. Sur la plate-forme de gestion, vous pouvez suivre l’avancement des travaux planifiés pur chacun de vos employés.

Vous pouvez ainsi consacrer moins de temps improductifs à des réunions de «dispatch» et organiser à la place des réunions à plus grande valeur ajoutée pour votre équipe, pour discuter, par exemple, d’actions de prévention en SST ou autres actions d’amélioration continue.

  1. Impacts sur la santé et sécurité de vos inspecteurs et auditeurs sur le plancher ou sur le terrain

tablette à pince papierVous demandez à vos employés d’aller sur le terrain pour réaliser un audit ou une inspection. Vous devez aussi vous assurer qu’ils ont les bons équipements de protection individuels (EPI) et qu’ils travailleront de façon sécuritaire. Ensuite, vos employés préparent leur attirail (voir mon blogue sur le sujet Comment avoir plus de FUN en réalisant des audits ? ). Avec tous leur matériel en main, ils n’ont pas toujours les 3 points d’appui requis pour monter et descendre les échelles en toute sécurité. Et que dire de leur état d’esprit, s’ils doivent écrire sur des formulaires papier détrempés!

Bracelet protecteurAvec un téléphone intelligent, un bracelet velcro (pour le téléphone ou la tablette mini) et l’application de formulaire mobile, vos employés peuvent monter et descendre les échelles en toute sécurité. Leur collecte d’information ne sera pas altérée par la pluie et la mise en rapport se fera plus rapidement, pour leur plus grand bonheur.

Enfin, avec la technologie GPS intégrée aux applications mobiles, on peut savoir précisément où se trouve nos employés lorsqu’ils remplissent le formulaire mobile. En cas de situation d’urgence, cette information peut s’avérer cruciale lors d’un évènement majeur tel que déversement, feu, explosion et surtout, lors d’une évacuation d’urgence.

  1. Diminution importante de vos coûts de gestion de l’information

Selon certaines sources, un gestionnaire traite environ 10 000 documents papier par année. Chaque document est imprimé, livré, lu , annoté, corrigé, signé, ou complété dans le cas d’un formulaire. Les informations sont souvent compilées dans un système informatique puis enfin, le document est classé (le plus souvent sous forme papier ou mieux en PDF).

À raison de 15 minutes de traitement total par document, cela représente 2500 heures à brasser du papier ! Multipliez cela par votre taux horaire moyen et vous trouverez que le papier vous coûte très très cher !

formulaires papier coûteuxLes applications mobiles permettent d’éliminer toutes les étapes à non-valeur ajoutée telles que la saisie d’information dans vos systèmes informatiques et la recherche d’information. Elles simplifient et de standardisent la collecte des informations requises pour un processus donné, en plus de rendre les informations disponibles pratiquement en temps réel. Leur coût est minime en comparaison des économies de temps et de ressources qu’elles entrainent.

Vous trouverez sur le marché des dizaines d’applications de formulaires mobiles qui vous coûteront entre 10 et 25$/mois/utilisateur selon les fonctionnalités recherchées. Nous en avons testé 4 (1 canadienne et 3 américaines) et en avons choisi une pour aider nos clients à dématérialiser et à améliorer leur collecte d’information.

Dans ma prochaine chronique, je vous présenterai 5 autres avantages de devenir une entreprise zéro papier – 100% efficacité.

Vous aimeriez en savoir sur les applications de formulaires mobiles ?

Visitez les pages de notre site web qui vous donnent plus amples informations:

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Demandez votre essai gratuit 30 jours ici !

Votre patron est vraiment difficile à convaincre ? Voici l’article 2 de 2 qui vous donne 5 autres arguments MAJEURS qu’il va l’intéresser  !!!  ;0) 

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Merci de m’avoir lu et à bientôt !

Sylvie rondSylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

 

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