Étude de cas: La bonne information, à la bonne personne, juste à temps

Une entreprise de location de camions a découvert tous les avantages que les formulaires mobiles leur permettent d’obtenir:  la bonne information, complète et juste à temps.

Le problème

HUB Truck est l’une des plus grandes entreprises de location de camions à service complet dans le Nord-Est des États-Unis, avec près de 1 800 camions en opération. Cette importante flotte génère une tonne de paperasse et rend la logistique très complexe. HUB Truck utilisait de nombreux formulaires papier pour recueillir les données en plus de gérer des données provenant d’un grand nombre de télécopies (fax avec notes manuscrites), envois postaux, courriels et appels téléphoniques. Le travail des employés de l’entreprise était devenu très fastidieux. Comment pour assurer des formulaires papier complets à partir de toutes ces différentes sources de données et comment y intégrer des photos polaroid sur l’état des camions ?

Les directeurs de succursale HUB, les directeurs de service et les contremaîtres doivent garder une trace de l’état des installations, des contrats de location, des inspections de camions, des check-ins/check-out et des demandes de service en continu. Les exigences fédérales et étatiques exigent également que tous les camions et leur cargaison fassent l’objet d’une inspection de sécurité approfondie avant et après chaque voyage, les registres étant conservés dans les dossiers pendant au moins 90 jours. Cela place la responsabilité d’une partie de la documentation hors du contrôle des gestionnaires de HUB, soit plutôt entre les mains des chauffeurs de leurs clients.

Ken Tirone, CEO de HUB, se souvient qu’il fallait beaucoup de temps pour que la bonne information parvienne aux bonnes personnes. De nombreux clients ne nous envoyaient pas leurs inspections avant ou après le voyage ou n’accusaient pas réception des camions loués de HUB.

“Nous passions beaucoup de temps à chercher l’informations et nous étions en mode réactif la plupart du temps”

Les formulaires mobiles doForms à la rescousse !

L’entreprise savait qu’elle devait passer par une solution numérique pour améliorer son efficacité. Elle a choisi les formulaires doForms en 2014 pour rationaliser son flux de travail. Plusieurs formulaires internes d’inspection, de livraison et de location de HUB ont été transformés en formulaires mobiles intelligents, permettant au personnel de HUB d’utiliser les cases à cocher, des listes déroulantes, d’écrire des notes et d’intégrer des images numériques à partir de leur smartphone ou de leur tablette.

La différence était flagrante après cette première transformation numérique: les données arrivaient du terrain au bureau au fur et à mesure en  plus d’être fiables, complètes et cohérentes. “Nous n’avons plus aucun problème pour que les gens fassent leurs inspections de sécurité “, dit-il. “Parce qu’ils sont sur une tablette, c’est presque comme si on jouait à un jeu vidéo. C’est plus amusant. Vous n’avez pas besoin d’un stylo et le stylo ne fonctionne pas parce qu’il pleut et que le papier est mouillé. Maintenant il n’y a plus de papier, plus de fax, plus de retard.”

Lorsqu’un employé indique un problème d’entretien d’un camion en particulier, une demande est immédiatement acheminée par courriel au service après-vente lors de la soumission du formulaire. Le fait de ne plus avoir à attendre deux ou trois jours pour que la paperasse physique soit acheminée permet à HUB d’entretenir les véhicules et de les remettre sur la route plus rapidement.

 

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