Étude de cas: les formulaires mobiles pour simplifier la gestion de projet

JLL, leader international en gestion de propriétés commerciales à travers l’Amérique, a découvert que les formulaires mobiles doForms contribuent à simplifier grandement la gestion de projet. L’inspection, l’inventaire et la catégorisation d’un projet de rénovation ont été réalisés avec des formulaires mobiles intelligents ce qui a permis à l’équipe d’économiser des centaines d’heures de travail sur le terrain et d’heures en compilation des données.

Le défi de planifier la rénovation de 11 500 magasins

En 2014, un important détaillant à rabais, avec plus de 11 500 magasins aux États-Unis, a demandé à JLL de gérer un projet de rénovation de ses magasins à l’échelle nationale. Avec des formulaires papier, cela aurait nécessité de longues journées sur place pour la cueillette de données complexes et pour la compilation et l’analyse des données.

Rob Mote, chef de projet de JLL,  se souvient que la collecte de données de chaque magasin nécessitait entre 9 et 10 heures avec des formulaires papier:

“Nous passions environ 6 heures dans chaque magasin, à remplir un formulaire de 80 pages, à prendre des photos, à dessiner des croquis. Nous retournions ensuite à l’hôtel où nous passions encore 3 à 4 heures à rassembler l’information pour les renvoyer au bureau. Ensuite, les données devaient être entrées manuellement dans nos systèmes de base de données par des commis de bureau.”

Rendre une tâche fastidieuse beaucoup plus facile

Mote a commencé à chercher un outil numérique mobile pour accélérer et simplifier la prise de données dans les magasins. Il a découvert la plateforme de formulaires mobiles doForms. Le gestionnaire raconte son expérience:

“La plateforme doForms s’est avérée idéale pour nous. C’était, et de loin, la solution de formulaires mobiles la plus robuste et la plus flexible sur le marché. Elle nous a permis de créer les formulaires au fur et à mesure de nos besoins. Nous avons pu intégrer des fonctions conditionnelles avec des sauts vers les pages pertinentes dans les formulaires mobiles ce qui nous avons permis de réduire le formulaire de 80 pages à 17 pages”.

L’équipe a également été en mesure d’intégrer dans les formulaires autant de photographies des conditions du magasin que nécessaire et d’en ajouter d’autres au fur et à mesure, selon les besoins. L’utilisateur mobile peut dessiner directement sur les photos une esquisse, en annotant et en enregistrant précisément les informations dont ils avaient besoin. Les horodatages, les tampons de localisation, la dictée vocale et les menus déroulants ont considérablement simplifié la collecte de données sur le terrain. L’équipe a pratiquement éliminé les 3 à 4 heures de travail le soir à l’hôtel en éliminant l’étape de téléchargement des photos et esquisses et le temps passé à les incorporer dans le rapport. Enfin, le temps de ressaisi des données a également été éliminé au bureau car, les données ont été intégrées directement dans les bases de données de gestion de l’entreprise avec le logiciel Sync & Save.

Intégration des données en temps réel

L’intégration des données avec le logiciel Sync and Save a permis d’envoyer les données du terrain au fur et à mesure vers la base de données de l’entreprise et d’éliminer la ressaisie d’information, source potentielle d’erreur humaine. Les commis de bureau ont pu être affectés à des tâches à plus grande valeur ajoutée. De plus, le fait de recevoir les données en temps réel a permis l’analyse rapide des données et la préparation de rapports utiles pour les gestionnaires et leurs clients.

Toutes les données des formulaires mobiles remplis sur le terrain sont stockées sur la plateforme doForms. On peut aisément les filtrer et les exporter dans Excel pour préparer un rapport intérimaire pour le client par exemple. C’est beaucoup plus facile que de fouiller dans des documents PDF ou dans des rapports papier cachés dans un classeur. M. Mote mentionne que:

“Le passage aux formulaires mobiles doForms nous a permis d’améliorer l’échange d’information pour les demandes de travail aux équipes de construction et d’entretien et de simplifier la gestion des données. Les gains d’efficacité se sont traduits par des travaux mieux planifiés et par des économies significatives de temps et d’argent, pour la plus grande satisfaction de nos clients”.

L’innovation numérique des formulaires mobiles doForms soulignée au daVinci Awards

JLL  vise l’amélioration continue de tous ses processus d’affaires en vue de demeurer un chef de file dans l’industrie de l’immobilier commercial. Dans le cadre de sa mission, elle organise les “daVinci Awards” – un concours interne pour trouver et récompenser les meilleures innovations techniques apportées par l’un de ses 50 000 employés dans le monde entier. L’équipe de gestion du projet de rénovation de la chaîne de magasins s’est méritée la 2e place avec l’utilisation de la plateforme doForms.

Au-delà du prix, JLL reconnaît clairement la valeur que doForms apporte à ses activités et a pris des mesures pour l’intégrer dans de nombreuses divisions et processus d’affaires. Aujourd’hui, doForms est utilisé par les équipes de gestion de projet à travers toute l’entreprise. Une étroite collaboration entre JLL et doForms a permis à l’entreprise de construire des formulaires WEB et mobiles pour un large éventail de besoins et de défis. Rob Mote résume la relation d’affaires :

“Le produit est fantastique, mais le véritable moteur du succès est le service à la clientèle et le soutien que vous obtenez de leur équipe professionnelle et compétente.”

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