Millénium au travail

L’entreprise mobile : 5 nouveaux avantages pour votre usine !

 L’usine nouvelle 4.0 est sans papier ! (Chronique 2 de 2)

Un de nos clients manufacturiers a entrepris de transformer la collecte de données plancher avec les formulaires mobiles et de rendre la gestion de l’information terrain et plancher plus LEAN et plus utile pour les gestionnaires. La première étape a été de revoir un de ses processus de gestion et de remplacer les formulaires papier par des formulaires mobiles pour la collecte des données. En discutant avec lui, nous avons découvert 5 avantages supplémentaires à ceux présentés dans notre article précédent (cliquez ici pour connaitre les 5 premiers avantages).

6- Accessibilité des données pour des tableaux de bord de gestion à jour

Notre client oeuvre dans une industrie exigeante en enregistrements papier pour la santé&sécurité, l’environnement, la qualité et la traçabilité des produits. Même s’il peut balayer (scanner) les documents en format PDF, il n’en demeure pas moins que c’est une tâche coûteuse et fastidieuse. De plus les données sont difficilement utilisables dans un PDF. Enfin, combien de temps  faut-il pour retrouver un document papier ou un document PDF dans un système de classement, aussi bon soit-il ?

De récentes études rapportent qu’il faut 18 minutes en moyenne pour trouver un document papier dans une entreprise. Combien de temps encore faut-il pour trouver la bonne information recherchée dans tout ces papiers ?

tableau de bord power biLes applications mobiles de formulaires permettent de générer directement des documents PDF validés, signés et faciles à classer selon la procédure définie. De plus, les données recueillies sont envoyées directement dans les systèmes de base de données informatiques existants de l’entreprise (Oracle, SQL Server, etc).  Les données sont enfin utiles en temps réel sous forme de tableau de bord de gestion, grâce à des outils d’analyse de données, comme MicroSoft Power BI (sujet d’un prochain article). 

7- Traçabilité des données

Les gestionnaires d’entreprise agroalimentaire,  aéronautique,  pharmaceutique, nucléaire et autres domaines, où la sécurité et la qualité ne sont pas des options, connaissent bien le mot Traçabilité. Ce mot  devient presque une obsession. Vous serez heureux d’apprendre que les formulaires mobiles améliorent et simplifient la traçabilité de l’information recueillie grâce aux fonctions suivantes :

  • Données enregistrées avec la date, l’heure et l’identifiant de la personne.
  • Estampillage de la position GPS.
  • Photos avec esquisses.
  • Signature électronique de l’utilisateur avec traçabilité de l’appareil mobile utilisé.
  • Lecture de code QR ou de code-barre.
  • Vos auditeurs peuvent facilement valider la qualité et la traçabilité des informations recueillies avec les formulaires mobiles.

8- Modernisation et mise à jour de vos processus de gestion

L’exercice de conversion des formulaires papier en formulaires mobiles est l’occasion rêvée de revoir vos processus de gestion, vos indicateurs de performance et vos tableaux de bord. C’est également le moment de faire le grand ménage dans vos données, d’éliminer les doublons d’informations ou les informations à non-valeur ajoutée. Vos processus de gestion et la gestion des données elle-même deviendront beaucoup plus LEAN.

Au lieu de passer votre temps à compiler des données, vous pouvez enfin passer du temps à analyser vos données et à passer du temps à l’amélioration continue. Dans un prochain article, nous vous présenterons l’outil Microsoft Power BI qui remplacera tous vos vieux tableaux de bord excel.

 9- Avant d’imprimer, pensez à l’environnement !

Avez-vous ce message à la fin de vos courriels, en bas de la signature ? Il s’agit de sensibiliser les gens à la protection de l’environnement et des forêts. Avec le concept de l’entreprise Zéro papier, vient l’utilisation des tablettes et téléphones intelligents avec les applications de formulaires mobiles. Il est plus facile d’assurer une réelle stratégie zéro papier si on fournit les bons outils à nos employés (bons outils = outils simples et pratiques qu’ils ont le goût d’utiliser !).

À grande échelle, le concept ”zéro papier” a un impact favorable sur l’environnement (préservation des forêts, lutte contre l’effet de serre, transformation du bois en produit à valeur ajoutée). De plus, le  Zéro papier possède aussi une valeur marketing. Les consommateurs attachent beaucoup d’importance à des concepts comme le développement durable, le commerce équitable et la protection de la planète. La possibilité de mettre en avant un effort écologique peut non seulement satisfaire la clientèle existante, mais aussi en attirer une nouvelle.

Nos clients qui utilisent la plate-forme  DoForms ont accès aux cadrans ci-dessous. Ces cadrans illustrent bien les aspects du développement durable du Zéro papier. Sur les cadrans, on voit évoluer le nombre d’employés utilisant les formulaires mobiles, le nombre de formulaires mobiles en utilisation, les économies réalisées, le CO2 non émis et les arbres non coupés. Pourquoi ne pas se donner de tels objectifs pour votre programme de développement durable dans votre entreprise ?

Cadrans développement durable

10- Attraction et rétention de vos meilleurs employés milleniums

Au Québec, la situation démographique creuse l’écart entre le nombre d’emplois spécialisés disponibles et les personnes intéressées ou qualifiées pour les occuper. La génération millenium, les employés nés après 1980, fait graduellement sa place dans les entreprises. Ces employés n’ont pas connu la période “avant”; avant internet, Facebook, avant les textos et avant les téléphones intelligents. Vous ne pouvez l’ignorer, les milleniums sont (et de loin !) le groupe le plus techno que vous n’aurez jamais eu à gérer.

Interdire internet, les textos, les applications mobiles et les réseaux sociaux aux milleniums ? Vous perdez votre temps!

Les entreprises manufacturières devront innover en gestion des ressources humaines afin d’attirer et de garder les meilleurs candidats milleniums. Vos employés milleniums sont “geek” et rapides. Ils aiment les changements et sont impatients de voir les résultats de ces changements. Si tout ce que vous avez à leur offrir est une tablette à pince, une pile de formulaires papier et un crayon et, en plus s’ils doivent “repitonner”  l’information dans vos systèmes informatiques pour alimenter vos tableaux de bord Excel, ne soyez pas étonné qu’ils ne restent pas très longtemps chez vous.

Utilisez plutôt à votre avantage ”sexy” la technologie. Confiez leurs certains projets dont l’implantation de l’entreprise Zéro Papier avec les formulaires mobiles et impliquez les pour rendre vos données vivantes et utiles avec les tableaux de bord Power BI. Vos milleniums efficaces et passionnés par la techno sauront vous amener graduellement vers l’usine 4.0.

Conclusion

L’entreprise Zéro Papier 100% efficacité et les tableaux de bord de gestion Power BI sont devenus des éléments incontournables du gestionnaire de l’usine moderne 4.0. Le bas coût d’utilisation des formulaires mobiles, les gains de productivité, la limitation des risques d’erreur, etc. nous démontrent que les avantages des formulaires mobiles sont multiples pour une organisation en amélioration continue de ses processus.

La question n’est plus de savoir si vous devez éventuellement envisager ce changement dans votre organisation. La question est : quand commencez-vous le virage numérique mobile  ?

Vous êtes un employé millenium ? Envoyez cet article par courriel à votre patron de la génération X ou baby-boomers ! ;0)

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Merci de m’avoir lu et à bientôt !

Sylvie rondSylvie Rioux consultante experte en amélioration continue

 

4 réponses
  1. leclercq Simon dit :

    Le 0 papier ! tout un programme. Nous sommes actuellement dans cette démarche de moderniser les indicateurs. Actuellement tout est sur papier ce qui rend les données quasi inexploitable car le temps pour les saisir est énorme et pas du tout motivant (peu de VA).
    Il y a beaucoup de MUDA dans une gestion papier (perte de temps, rework (resaisi), erreurs…)
    Je ne connaissais pas Power BI ça à l’air très intéressant, j’attends avec impatience votre article sur le sujet.

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    • Sylvie Rioux dit :

      Bonjour Ghislain, votre site est intéressant. Notre mission est de faire rayonner les entreprises du Québec dans leur gestion de la santé&sécurité, de l’environnement et de la qualité, et de la productivité grâce à l’amélioration continue et aux solutions technologiques innovantes. Selon IBM, 85% des données en entreprises ne sont pas utilisées. Pour nous, le zéro papier passe par les formulaires mobiles. Les données recueillies sur appareil mobile (iPhone ou Android) sont envoyées directement vers les systèmes informatiques de nos clients. Par la suite, il est possible de paramétrer des tableaux de bord PowerBI réunissant les principaux indicateurs de performance de sources diverses. Bonne continuation dans votre domaine. Sylvie

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