avoir du fun à réaliser audit

Comment avoir plus de fun en réalisant des audits ?

Quand j’étais une jeune ingénieure qualité, c’était souvent à mon tour de réaliser l’audit SSEQ/PBO (santé-sécurité environnement et qualité, propreté bon ordre) de mon secteur. Je devais préparer tout mon attirail : crayons, calepin de notes, appareil photo, piles de secours (je suis abonnée à Murphy, j’assume !), formulaires d’audit et tablette à pince et plus de mes EPIS (casque de sécurité, lunettes, bouchons, veste haute visibilité, bottes, etc).

Avec mon passé d’ingénieure forestière de terrain, je pensais même à apporter un sac de plastique pour mettre à l’abri mes précieux documents ou les garder dans un état acceptable. Je traînais aussi un petit sac à dos, car je devais souvent monter et descendre des échelles. Je voulais garder mes mains libres afin de le faire de façon sécuritaire. Souvent, une partie des audits se déroulaient à l’extérieur, autour de l’usine, ce qui implique, au Québec, de composer avec les pronostics météo incertains, n’est-ce pas ?

audit sous la pluieMon meilleur ami Murphy était, comme à son habitude au rendez-vous : la journée de l’audit, il tombait soit une fine pluie verglaçante, une averse d’orage ou sévissaient des bourrasques m’obligeant à courir pour récupérer mes super documents. Par expérience, j’apportais toujours un crayon de plomb (et un taille-crayon pour Murphy) car, il faut pouvoir écrire sur du papier humide. Trop souvent, mon formulaire devenait rapidement détrempé par l’eau ou par la vapeur dans l’usine. Le plus souvent, je devais terminer de prendre mes notes sur un petit calepin de poche et je prenais un maximum de photos pour me souvenir de tout.

Ce n’était vraiment pas super FUN !

À la fin de la journée, je devais taper mon rapport d’audit moi-même en déchiffrant mes notes humides et éparses. Je devais aussi transférer les photos sur mon ordinateur puis copier/coller les plus pertinentes dans mon rapport. J’ajoutais des notes sur les photos et enfin, je compilais les statistiques de mes résultats d’audit dans notre système de base de données pour les indicateurs de performance suivis par notre comité SSEQ. Ensuite, je tentais de rejoindre mon patron pour qu’il révise et signe mon rapport.

Ouf ! Ce type d’audit me grugeait toute mon énergie et presque toute ma journée de travail. En plus, avec les nombreuses activités à moindre valeur ajoutée (comme « repitonner » des données, courir après des signatures, déchiffrer mes papiers mouillés etc.), j’avais souvent l’impression de ne pas être aussi efficace que je l’aurais souhaité. Le lendemain, je devais entrer au travail plutôt pour rattraper mon retard sur le travail courant.

Mon rêve d’auditrice devenu réalité !

 La semaine dernière, j’ai réalisé mon premier audit SSEQ/PBO, en ayant du FUN, et avec un seul outil en poche :  mon téléphone intelligent !

Oui, oui, vous avez bien lu ! J’ai réalisé mon audit au moyen de mon téléphone intelligent Android !

J’ai rempli le formulaire d’audit avec notre nouvelle application mobile. J’ai dicté au micro de mon téléphone une partie de mes observations, intégrer les photos au fur et à mesure lorsque je voyais des éléments non conformes. Avec mon doigt, j’ai tracé des esquisses sur les photos pour identifier clairement les points d’amélioration. Mon nouveau bracelet velcro porte-téléphone m’a permis de garder les mains libres et de garder mon téléphone à l’abri de la pluie (eh oui, il pleuvait encore cette journée-là !).

J’ai signé mon rapport directement sur mon téléphone avec mon doigt et ensuite je l’ai envoyé à mon patron via l’application mobile. Il a pu le réviser sur sa tablette iPhone et signer à son tour la copie virtuelle. La mise en forme du rapport s’est faite automatiquement en PDF. Le rapport PDF était ensuite facile à classer dans nos filières électroniques.

La cerise sur mon Sunday  !

Croyez le ou non mais je n’ai plus besoin de “repitonner” mes résultats d’audit. Les données du formulaire mobiles sont envoyées directement dans notre base de données ! N’est-ce pas fantastique ? Je vais enfin avoir du temps pour faire de l’analyse et pour travailler à la réalisation des actions correctives et préventives.

Voici une courte vidéo qui vous montre un exemple de formulaire mobile (cliquez sur le lien ci-dessous) :

Cliquez ici pour voir la vidéo: Adieu les formulaires papier !

Vous aimeriez en savoir plus ? J’organise un webinaire gratuit sur le sujet,  le 20 avril prochain. Vous pouvez vous inscrire en suivant le lien ci-dessous :

Cliquez ici pour vous inscrire au webinaire: Plus de fun avec les formulaires mobiles !

Avez-vous déjà vécu des audits papier pénibles ? Si oui, racontez moi !

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