réunion d'équipe efficace

Comment animer des réunions brèves et efficaces ?

Chronique 2 de 4: Votre rencontre est bien préparée (vous vous êtes posé les bonnes questions et appliquez les éléments de la chronique 1).

Vous avez envoyé l’ordre du jour à l’avance aux participants et ils ont confirmé leur présence. Voilà le jour J et le moment d’animer la réunion est venu. Vous arrivez 15 minutes à l’avance pour :

  1. Préparer la technique. Par exemple : Installer votre portable, l’écran et mettre en place votre présentation et distribuer les documents (s’il y a lieu). Faites de la loi de Murphy une alliée : assurez-vous que vous n’aurez pas de problème technique avec la télécommande, le projecteur ou autre.
  2. Vous assurer que la salle est propre et en bon ordre et que le nombre de places assises est suffisant.
  3. Un vieux truc : selon le type de rencontre, annoncez que vous achèterez des beignes ou des gâteaux pour les ponctuels et faites du café. L’odeur circulant dans le bureau et un nombre limité de gourmandises vous garantira la ponctualité des participants ;0)

La réunion débute presque à l’heure. Mais voilà qu’un des participants commence à parler la bouche pleine du dernier potin du jour. Un autre renchérit en discutant d’un texto reçu sur son iPhone traitant d’un problème client non urgent. Soudainement, 20 minutes plus tard, vous réalisez que votre réunion de 30 minutes, bien préparée, est devenue une rencontre sociale cacophonique ! Votre objectif ne sera pas atteint comme dans la vidéo ci-dessous :


J’entends vos rires. Sur le moment, votre cote de popularité sera bonne, mais vos résultats à courts termes seront très mauvais. Vous riez jaune maintenant?

Voici quelques trucs pour assurer un certain contrôle de votre réunion et l’atteinte de votre objectif dans le temps imparti, pour organiser et animer des rencontres brèves, efficaces et constructives.

  1. Accueillez les participants dès leur entrée dans la salle.

Tenez-vous debout. Offrez-leur un café ou autres breuvages et invitez-les rapidement à s’asseoir. Le fait de vous tenir debout vous aidera à camper votre position d’animateur-organisateur.

  1. Assumez votre rôle d’animateur.

Dès que les participants sont installés, demandez poliment la parole et débutez en faisant un rappel sur les points suivants :

a) Mot de bienvenue et objectif de la rencontre.

b) Assurez-vous que tous les participants se connaissent et comprennent leur rôle dans la réunion. Au besoin, faites un tour de table rapide pour que les personnes se présentent.

c) Rappelez le temps prévu pour la rencontre. Communiquez le contexte de la rencontre (le pourquoi).

d)  Proposez et faites accepter l’ordre du jour.

e) Proposez et faites accepter les règles du jeu (voir tableau ci-dessous).

f) Au besoin, vous pouvez déléguer quelqu’un qui sera le gardien du temps et une autre personne qui enregistre ou prend des notes.

  1. Faites progresser le groupe vers l’objectif fixé

Votre rôle principal demeure bien sûr de faciliter les échanges, mais aussi de discipliner les gens à écouter les autres. Je sais que ce n’est pas toujours facile si, comme moi, vous vous retrouvez souvent en groupe avec 75% d’extravertis et 25% d’introvertis. Rappelez à tous que l’écoute est la clé de la communication.

communication et feedback

  1. Votre rôle d’animateur et les règles du jeu des participants

En fonction du type de rencontre que vous avez planifié, vous devez prendre conscience que votre rôle peut varier ainsi que les règles du jeu avec les participants. Le tableau ci-dessous résume les rôles de chacun selon le type de rencontre. Je vous invite à les partager avec les participants.

Types de réunion Animer c’est:  Principales règles du jeu des participants
Information
  • Transmettre un message clair.
  • Recevoir ou aller chercher du feedback.
  • Les participants écoutent.
  • Les participants posent des questions de clarification et d’éclaircissement.
Discussion
  • Lancer, relancer.
  • Régulariser la discussion.
  • Les participants échangent aussi entre eux.
  • Respect entre les participants.
  • Parler chacun son tour.
  • Demander la parole.
  • Tout le monde écoute le point de vue des autres.
Consultation
  • Informer les participants sur le sujet.
  • Recueillir les positions de chacun (écouter et tour de table).
  • Reformuler chacune des positions.
  • Poser des questions de clarification sur les positions.
  • Les participants écoutent.
  • Aucune discussion entre les participants.
  • Questions de clarification entre les participants.
Prise de décision
  • Proposer un processus rationnel de travail :
  1. avantages/inconvénients
  2. Matrice de votation
  • Respecter le processus.
  • Respecter les règles d’usage (voir toutes les règles ci-haut).
Solution de problème Lire Allez OUST! Les problèmes! Lire Allez OUST! Les problèmes!

Je veux votre point de vue. Comment se passent les réunions dans votre organisation ?

Vous avez aimé ma chronique ? N’oubliez pas de la faire suivre ”à qui de droit” subtilement sur vos réseaux sociaux ou moins subtilement à des animateurs de rencontres longues pénibles et lancinantes (ou chaotique comme dans la vidéo!).

À suivre dans mon prochain billet : Comment gérer des situations problématiques en tant qu’animateur de rencontre.

 

2 réponses
  1. Avatar
    In dit :

    Bonjour,

    Merci pour votre article. Aujourd’hui, de plus en plus de réunions se transforment en réunions “PC Portables”.
    De plus en plus de personnes viennent en réunion avec leur PC, font semblant d’écouter ou se croient capables de faire leur messagerie en même temps qu’ils écoutent la réunion. Mais ce n’est tout simplement pas possible de faire deux choses en même. En faisant cela, cela tue tout simplement votre réunion, autant que les personnes ne viennent pas.

    Mais ce n’est pas évident de signifier cela aux participants, surtout si la réunion est purement informative.
    Le plus rageant, c’est lorsqu’un participant vous pose une question qui vient d’être répondue quelques minutes auparavant.
    http://ingenieurcadre.com/

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    • Avatar
      Sylvie Rioux dit :

      Bonjour M. Cadel,

      Merci pour votre commentaire. Je suis contente si vous avez aimé mon propos. Effectivement, la techno c’est super sauf qu’il faut établir des règles de politesse et de civilité. En tant qu’animatrice de kaizen ou de formation, je commence toujours en demandant aux gens de mettre leur téléphone en mode vibration ou même avion, comme dans une salle de cinéma ;0). Bonne continuité à vous! Sylvie

      Répondre

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